La facturación electrónica ya es parte del día a día de empresas, comercios e independientes. Pero una factura mal emitida puede terminar rechazada, sin soporte para tus costos o con una sanción. Estos son los errores que más vemos y cómo evitarlos.
1. No revisar si la DIAN validó la factura
En Colombia la factura electrónica se valida antes de entregarla al cliente. Si la DIAN la rechaza, esa factura no existe para efectos fiscales, aunque tu software la haya generado y el cliente la tenga en su correo.
Cómo evitarlo: revisa a diario el estado de validación en tu software o en el portal de la DIAN, y corrige y reenvía de inmediato las facturas rechazadas.
2. Datos del cliente incompletos o equivocados
Un NIT mal digitado, un nombre distinto al del RUT o un correo equivocado generan rechazos, facturas que el cliente no puede usar como soporte y reprocesos.
Cómo evitarlo: crea una base de clientes con los datos tomados del RUT y actualízala cuando cambien. Para ventas a consumidores finales, usa correctamente el identificador genérico que permite la norma.
3. Resolución de numeración vencida o rango agotado
Cada factura debe usar un número dentro de un rango autorizado por la DIAN y vigente. Si la resolución se vence o se agota el rango, las facturas nuevas quedan por fuera de la numeración autorizada.
Cómo evitarlo: anota la fecha de vencimiento y el último número del rango en tu control de vencimientos, y solicita una nueva numeración con anticipación desde el portal de la DIAN.
4. Intentar «anular» una factura
Una factura electrónica validada no se anula ni se borra. Si hubo un error en el valor, una devolución o un descuento posterior, se corrige con una nota crédito (o una nota débito, si aumenta el valor) que referencia la factura original.
Cómo evitarlo: define un procedimiento interno para devoluciones y correcciones, y asegúrate de que cada nota quede validada y contabilizada.
5. Olvidar el documento soporte
Cuando compras bienes o servicios a personas que no están obligadas a facturar (por ejemplo, algunos pequeños proveedores o personas naturales), debes generar el documento soporte en adquisiciones electrónico. Sin él, ese costo o gasto puede no ser deducible en tu declaración de renta.
Cómo evitarlo: identifica a tus proveedores no obligados y genera el documento soporte en el momento de la compra, no al final del año.
6. No registrar los eventos de la factura
Para que una factura electrónica funcione como título valor (por ejemplo, para negociarla en factoring), deben registrarse eventos como el acuse de recibo, el recibo del bien o la prestación del servicio y la aceptación. Muchas empresas no los registran y pierden esa posibilidad.
Cómo evitarlo: configura en tu software el registro de eventos, tanto de las facturas que emites como de las que recibes.
7. Impuestos mal configurados
Productos con la tarifa de IVA equivocada, servicios excluidos facturados como gravados o impuestos al consumo mal aplicados generan diferencias en tus declaraciones y posibles requerimientos.
Cómo evitarlo: revisa con tu contador la configuración tributaria de cada producto o servicio antes de empezar a facturar y cada vez que agregues uno nuevo.
¿Qué te puede costar un error?
- Perder el soporte de ingresos, costos o IVA descontable.
- Diferencias entre tus declaraciones y lo que la DIAN ve en el sistema de facturación.
- Sanciones por no facturar o facturar sin los requisitos, que en casos graves pueden llegar a la clausura temporal del establecimiento.
En ContaSmart te ayudamos a habilitarte, configurar tu software y revisar tus facturas. Además, podemos automatizar la contabilización de tus facturas XML para que ningún documento se quede sin registrar.
Descarga gratis: Plantilla: Control de vencimientos DIAN
Lleva tus fechas de numeración, declaraciones y obligaciones en un solo Excel.
Este artículo es informativo y no reemplaza una asesoría sobre tu caso particular. Las cifras corresponden a la norma vigente a la fecha de publicación.